Rekisteriseloste

TAHKOcom Oy:n ja Tahko24h Oy:n tietosuojaseloste

Asiakasrekisterijärjestelmän tietosuojaseloste.
Tiedot päivitetty edellisen kerran 1.1.2021

sisältö

1. Rekisterin nimi
2. Rekisterin pitäjä
3. Rekisterin vastuuhenkilö
4. Rekisteriasioita hoitava henkilö
5. Rekisterin käyttötarkoitus
6. Rekisterin pitämisen peruste
7. Rekisterin tietosisältö
8. Rekisterin säännönukaiset tietolähteet
9. Säännönukaiset henkilötietojen luovutukset
10. Rekisterin sisäinen käyttö
11. Rekisterin yhdistäminen muihin henkilörekistereihin
12. Rekisterin suojaaminen
13. Henkilörekisterin ja rekisteritietojen säilytys, arkistointi ja hävittäminen
14. Rekisteröidyn informointi
15. Henkilötietojen tarkastus ja korjaus
16. Kielto-oikeus
17. Rekisterihallinto
18. Sisäisen rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus

1. REKISTERIN NIMI

TAHKOcom Oy:n asiakasrekisteri.

2. REKISTERIN PITÄJÄ

TAHKOcom Oy, Tahkolaaksontie 4A, 73310 Tahkovuori

3. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Vastuuhenkilönä toimii tj. Isa-Maria Tervonen, isa-maria.tervonen(a)tahko.com

Vastuuhenkilön tehtäviin kuuluu huolehtia, että asiakasrekisterijärjestelmää käytetään asianmukaisesti mm:

• tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa, kuitenkin vähintään kerran vuodessa
• huolehtia tietojärjestelmän tietosuojauksesta
• huolehtia, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille järjestetään riittävä koulutus

4. REKISTERIASIOITA HOITAVAT HENKILÖT

Rekisteriasioita hoitavana henkilönä toimii TAHKOcom Oy:n toimitusjohtaja Isa-Maria Tervonen.
Rekisterin hoitajan tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen, antaa tarkempia tietoja rekisteristä sekä rekisteröidyn oikeudesta saada tarkistaa ja oikaista itseään koskevia tietoja.

5. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Järjestelmän tarkoitus on mahdollistaa nykyisten ja tulevien asiakkaiden asiakasrekisterin pitäminen yrityksistä ja yksityisistä henkilöistä, sekä majoitustilojen hallinta ja majoitusvuokrien valvonta asiakaskohtaisesti.

Järjestelmään rekisteröidään TAHKOcom Oy:n nykyiset asiakkaat ja yhteistyökumppanit.

Järjestelmää käytetään myös postitusluetteloita laadittaessa. Postitusluetteloita laaditaan kohderyhmämarkkinoinnissa, asiakasinfon postituksessa, markkinointitilaisuuksien kutsulistoja laadittaessa.

6. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Rekisteröidyt ovat TAHKOcom Oy:n tai sen tytäryhtiöiden nykyisiä asiakkaita. Asiakkailla tarkoitetaan niin matkailu- ja huolto/siivous/vartiointipalveluita kuin kiinteistönvälitys- ja internetpalveluita ostavia asiakkaita sekä matkailupalveluiden tuottajia, kuten loma-asuntojen omistajat ja ohjelmapalveluyritykset. Jotta asiakas voi ostaa TAHKOcom Oy:n tai sen tytäryhtiön tarjoamia palveluita, tarvitsee TAHKOcom asiakkaan yhteystietoja sopimusten täyttöönpanemiseksi.

Asiakasrekisteri on TAHKOcom Oy:n välttämätön työkalu markkinoinnissa ja postituksissa sekä arkistohakemistona. Asiakkaalle ei lähetetä suoramarkkinointia ilman tämän hyväksyntää. Asiakkaalla on milloin tahansa oikeus perua hyväksymisensä suoramarkkinointiin.

Lisäksi TAHKOcom Oy on velvollinen pitämään rekisteriä majoitusasiakkaistaan Laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 perusteella.

7. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Tietosisällön muodostavat rekisteröityjen yksityisten henkilöiden ja yritysten nimi ja yhteystiedot.
Majoitusasiakkailta talletetaan lisäksi:

• suomalainen henkilötunnus tai tämän puuttuessa syntymäaika sekä kansalaisuus
• matkustajan matkustusasiakirjan numero
• matkustajan majoitusliikkeeseen saapumispäivä ja lähtöpäivä

Silloin kun laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 näitä vaatii.

8. REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot saadaan suoraan asiakkailta, tilaisuuksien järjestäjiltä, yhteisöiltä ja yksityisiltä henkilöiltä. Tämän lisäksi tietolähteenä käytetään evästeitä Google Analytics ja Google Adwords alustoja käyttäen tahko.com verkkosivuston käyttäjistä. Käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön käyttämällään selaimella.

Sivuston käytöstä kerätään anonymisoitua dataa Matomo Analytics -verkkopalvelulla.

9. SÄÄNNÖNMUKAISET HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET

Henkilötietoja luovutetaan vain niille TAHKOcom Oy:n yhteistyökumppaneille, jotka osallistuvat kyseistä asiakasta koskevan palveluketjun tuotantoon tai jotka laskuttavat sopimuksen mukaan palveluitaan suoraan kyseiseltä asiakkaalta. Sama pätee saatavien perimiseen. Tietoja käsittelevien toimijoiden kanssa on tehty asianmukaiset tietojenkäsittelysopimukset.

Toimintakertomuksia yms. varten järjestelmästä luovutetaan vain tilastotiedot, jotka eivät sisällä henkilötietoja ( kansallisuus, postinumero ).

Majoittujien tiedot luovutetaan poliisille (Pohjois-Savon poliisilaitos) kuten laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii. Henkilötietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. REKISTERIN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriä käyttää koko TAHKOcom Oy:n henkilökunta sekä konserniin kuuluvan tytäryhtiön Tahko24h Oy:n henkilökunta. Tietojen rekisteröinnistä ja päivityksistä vastaavat ensisijaisesti TAHKOcom Oy:n myynti- ja markkinointihenkilöstö.

Rekisteriin pääseminen edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttäjätunnus annetaan käyttöoikeuden myöntämisen yhteydessä. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Rekisteristä tulostetaan sopimukset, laskut, laskuhuomautukset, perintäkarhukirjeet, kutsut ja osoitetarrat markkinointitarkoituksiin kuten esitepostitusta ja infokirjeitä varten.

11. REKISTERIN YHDISTÄMINEN

TAHKOcom Oy:n asiakasrekisteri on vain omaan käyttöön suunniteltu rekisteri. Päivittäminen tapahtuu asiakkaan antamien tietojen perusteella.

12. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Rekisteriin sisältyvät tiedot ovat pääsääntöisesti TAHKOcom Oy:n ja talossa toimivan, konserniin kuuluvan tytäryhtiö Tahko24h Oy:n käytössä.

Mikrotietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat huoneissa, joihin on pääsy vain asianomaisilla henkilöillä. Kun vastuuhenkilöt eivät ole paikalla, on kone suljettuna tai lukittuna.

Järjestelmästä otetaan vähintään kerran vuorokaudessa varmuuskopio.

13. HENKILÖREKISTERIN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS, ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

TAHKOcom Oy:n verkkokaupassa rekisteröityneiden asiakkaiden henkilötietoja aktiivitietokannassa säilytetään toistaiseksi. Rekisteröimättömien asiakkaiden tietoja säilytetään viisi vuotta, jonka jälkeen asiakastiedot poistetaan tilastollisia tietoja lukuun ottamatta (kansallisuus, postinumero).
Vuokrausvälityssopimuksiin liittyvät tiedot siirretään arkistoon kahden vuoden kuluttua sopimuksen päättymisestä. Arkistossa vuokravälityssopimustietoja säilytetään kolme vuotta.

14. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Rekisteröidylle annetaan palveluiden osto/varaustapahtumassa tai vuokrausvälityssopimuksen tekemisen yhteydessä tieto siitä, että häntä koskevia henkilötietoja rekisteröidään asiakasrekisteriin ja taloushallinnolliseen tietojärjestelmään. Järjestelmää koskeva rekisteriseloste on nähtävillä rekisterin vastuuhenkilöillä.

15. HENKILÖTIETOJEN TARKASTUS JA KORJAUS

Rekisteröity voi esittää henkilökohtaisen tai kirjallisen pyynnön tarkistaa rekisteritietonsa rekisterin hoitajalta. Tarkastusoikeuden toteuttamisesta päättää rekisterin vastuuhenkilö. Tarkastusoikeus toteutetaan kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä. Paikan päällä esitetty suullinen tarkastuspyyntö voidaan toteuttaa välittömästi, mikäli henkilö voidaan tunnistaa. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voida toteuttaa.
Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan tarvittaessa väestötietojärjestelmästä. Yrityksien tiedot tarkistetaan tarvittaessa kaupparekisteristä. Asianomainen henkilö tai yritys voi esittää kirjallisesti tiedon korjaamista milloin tahansa rekisterin hoitajalle tai rekisterin vastuuhenkilölle.
Tämän lisäksi rekisteröity pystyy itse hallitsemaan henkilötietojaan tahko.com käyttäjäportaalissa, mikäli hän on rekisteröitynyt TAHKOcom Oy:n verkkokauppaan, jossa hän pystyy päivittämään sekä poistamaan tietojaan tietyin rajoituksin. Tietoja ei voida poistaa, mikäli asiakkaalla on tulevia varauksia tai voimassa olevia sopimuksia TAHKOcom Oy:n kanssa. Tämän lisäksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii majoittajatietojen säilyttämistä yhden vuoden majoitusvarauksen alkamisen jälkeen.

16. KIELTO-OIKEUS

Rekisteritietoja rekisteröidyllä on oikeus kieltää käyttämästä tietojaan suoramarkkinointiin ja markkina- ja mielipidetiedusteluihin tai tutkimuksiin. Tämän lisäksi rekisteröidyllä on oikeus ”tulla unohdetuksi” eli he voivat pyytää halutessaan häntä koskevien henkilötietojen poistoa tai siirtämistä tietyin rajoituksin. Tietoja ei voida poistaa, mikäli asiakkaalla on tulevia varauksia tai voimassa olevia sopimuksia TAHKOcom Oy:n kanssa. Tämän lisäksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308 vaatii majoittajatietojen säilyttämistä yhden vuoden majoitusvarauksen alkamisen jälkeen.

17. REKISTERIHALLINTO

TAHKOcom Oy:n toimiva johto käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa.

Toimitusjohtaja päättää

• rekisterin kuvauksen ja rekisteriselosteen laatimisesta
• rekisterin käytöstä, tietosisällön ja käyttötarkoituksen määrittelystä, käyttöoikeuksien myöntämisestä, rekisteröidyn informoinnista ja tarkastusoikeuden toteuttamisesta, tiedon korjaamisesta sekä tietojen luovuttamisesta
• rekisterin järjestelmäteknisestä ylläpidosta
• rekisterin suojaamisesta ja tietoturvan järjestämisestä, arkistoinnista ja hävittämisestä
• rekisterin vastuuhenkilön nimeämisestä ja hänen tehtävistään.

Rekisteritoimintoja toteuttaa koko TAHKOcom Oy:n henkilökunta sekä konserniin kuuluvan tytäryhtiöin Tahko24h Oy:n koko henkilökunta.

Järjestelmän ylläpidosta huolehtii TAHKOcom Oy:n atk-vastaava, joka hoitaa myös rekisteriin liittyviä muita atk-teknisiä asioita.

18. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet laaditaan erikseen. Henkilöstön koulutus suunnitellaan erikseen.

Keskusvaraamo TAHKOcom Oy
Tahkolaaksontie 4 a, 73310 TAHKOVUORI, FINLAND
puh. 017 481 400
booking(at)tahko.com

TAHKOcom Oy DPA (Data Processing Agreement)

TAHKOcom Oy:n (Rekisterinpitäjä) yhteistyökumppanit (Käsittelijä) sitoutuvat käsittelemään TAHKOcom Oy:n asiakkaiden henkilötietoja kansallisen sekä EU:n määrittelemän tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Yleisesti GDPR (yleinen tietosuoja-asetus) on henkilötietojen käsittelyä sääntelevä laki, jota sovelletaan kaikissa EU-maissa 25.5.2018 alkaen.

Tätä sopimusta sovelletaan niin kauan, kun Käsittelijä käsittelee Rekisterinpitäjän rekisterin henkilötietoja. Käyttämällä Rekisterinpitäjän tarjoamia verkkoportaaleja (toimistoliittymä, omistajaliittymä, huoltajaliittymä, extranet) sitoutuu Käsittelijä noudattamaan GDPR-asetuksia sekä tätä sopimusta.

Rekisterinpitäjän luovuttamia tietoja tulee käyttää vain TAHKOcom Oy:n tekemien majoitusvarausasiakkaiden asiakaspalveluun ja jälkilaskutukseen, eikä niitä tule käyttää markkinointitoimenpiteisiin, ellei asiakas ole erikseen antanut siihen suostumustaan. Lisäksi rekisterissä olevia tietoja ei tule säilyttää pidempään, kun asiakkaan palveleminen tai laki (esimerkiksi laki majoitus- ja ravitsemistoiminnasta 28.4.2006/308) sitä vaatii.

Käsittelijä ei saa ilman Rekisterinpitäjän erillistä suostumusta luovuttaa henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Erilliset suostumukset tulee tehdä kirjallisesti.

Käsittelijät sitoutuvat noudattamaan sopimuksen määrittelemiä tietoja GDPR:n mukaisesti ja vastaa itse lain noudattamisesta, sekä mahdollisten rikkeiden seuraamuksista. Käsittelijät ovat velvollisia ilmoittamaan tietoturvaloukkauksista Rekisterinpitäjälle ja selvittämään tarkasti mistä syystä loukkaus on syntynyt sekä loukkauksen mahdollisesta laajuudesta. Rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan loukkauksista valvovalle viranomaiselle.